Kanban metode radi bolje organizacije zadataka

Pregled sadržaja

Što je Kanban

Kanban je način vizualizacije radnih procesa koji se koristi za implementaciju agilnog upravljanja projektima. Strukturiran je pristup koji nam omogućuje jasnu viziju gdje smo i što trebamo činiti. Glavna značajka je kanban ploča koja članovima tima omogućuje da u svakom trenutku vide stanje zadataka i ograniče njihovu širinu radi fokusiranja na bitno.

Povijest

Prvi sustav kanban metoda razvio je početkom 1940-ih japanski inženjer Taiichi Ohno (1912. – 1990.) kada je radio za Toyotinu automobilsku industriju. Jednostavnim sustavom planiranja cilj je bio optimalno upravljati i kontrolirati radnim procesima u svakoj fazi proizvodnje. Uz pomoć Kanbana, Toyota je povećala produktivnost a istovremeno smanjila troškove. Početkom 21. stoljeća, učinkovitost kanban metoda prihvatila je informatička industrija koja razvija softver ali metode su danas raširene u različitim industrijama i može ih koristiti svatko bez posebne pripreme, čak i u planiranju običnih kućanskih poslova.

Danas je Kanban uz Scrum najpoznatija metoda za agilno upravljanje procesima. Uz njegove metode možemo uvesti u red u naše poslovanje, ravnomjerno raspodijeliti posao članovima i povećati učinkovitost radnih procesa i cjelokupne organizacije. Postojeću organizaciju nije potrebno mijenjati te je stoga njegova primjena vrlo jednostavna

Kanban ploča

Kanban ploča je alat koji nam pomaže vizualizirati rad, ograničiti nedovršene zadatke i povećati njihovu učinkovitost. Radi se o sustavu kartica unutar kojih organiziramo zadatke i ljepljive šarene papiriće koji ih predstavljaju. Svaka kartica predstavlja određenu aktivnost a više kartica zajedno čini ukupan tok rada.

U jednostavnom sustavu kartica, imamo ih tri:

  1. To do – zadaci koje imamo u planu
  2. Doing – zadaci koje trenutno radimo
  3. Done – izvršeni zadaci

Metoda rada je sasvim jednostavna. Kada krenemo raditi na zadatku koji smo naveli u prvoj kartici, prebacimo papirić u drugu karticu. Kada u potpunosti završimo s njim, prebacimo ga u treću karticu. Sustav ne mora biti nužno ovakav, kanban je vrlo fleksibilan te možemo kartice slobodno postaviti kako nam najviše odgovara. Kartice možemo podijeliti na nekoliko manjih a i dio kojim smo definirali svaki pojedini zadatak možemo razdijeliti na manje zadatke te svakog od njih posebno organizirati. U svakom trenutku članovi tima mogu vizualizirati stanje zadataka i usredotočiti se na bitne zadatke.

Ako smo nešto prenijeli u drugu karticu, ne vraća se nazad. Ako dolazi do toga, tada je naš proces rada loš.

Ograničenja zadataka

Ograničenja ili WIP (eng. Work in Process) je maksimalan broj zadataka koje imamo unutar trenutno aktivne kartice u bilokojem trenutku. Dakle, ako smo si kao ograničenje postavili 5 zadataka, tada nam kartica koja opisuje trenutno aktivne poslove ne može imati više od 5 zadataka. Ako smo ostvarili taj maksimum, moramo se usredotočiti da prvo završimo zadatke prije pokretanja novih. Ovakva WIP ograničenja presudna su za otkrivanje uskih grla (eng. bottleneck) u tijeku rada. Dobro je ograničiti si broj aktivnih zadataka na manju količinu jer će pretjerivanja dovesti do slabe produktivnosti.

Kanban stoga u osnovi ima samo dva pravila: ograničenje rada u tijeku i vizualizaciju radnih zadataka.

Kanban alati

Kako su kanban ploče prikladne za sotfverske timove koji često rade iz različitih dijelova svijeta, razvijeni su alati koji predstavljaju virtualnu vizualizaciju procesa.

Spomenimo neke od popularnih takvih alata:

Postavljanje ploča iziskuje samo nekoliko klikova i svaki član tim može njima pristupiti i upravljati. Prednost digitalne ploče su brzina postavljanja, jednostavnost dijeljenja s drugima i mogućnost beskonačnog broja iteracija i komentara kako se projekt razvija. Robusniji alati imaju dodatne funkcionalnosti, poput ograničenja WIP-a i kontrolne karte.