Ganttov dijagram

Pregled sadržaja

Svaka tvrtka želi biti čim uspješnija. Uspjeh svakog pojedinačnog projekta uvelike definira kakvo je planiranje svih aktivnosti u projektu te kako se pridržavaju vremenska ograničenja prilikom izrade. Određivanje datuma trajanja pojedinih radova pomaže nam da organiziramo tijek rada projekta. Često je upravo temeljno planiranje i projektiranje najteži zadatak jer o njemu ovise daljnje aktivnosti.

Kako možemo učinkovito planirati svaku fazu projekta? Različite metode nam stoje na raspolaganju u izradi plana a jedan od iznimno korisnih alata za upravljanje i planiranje je ganttov dijagram.

Što je Ganttov dijagram

Ganttov dijagram ili gantogram je grafikon koji nam pruža vizualni prikaz zadataka kroz određeno vrijeme za koje smo postavili plan.

Koristimo ga za planiranje svih projekata bez obzira na veličinu a koristan je za uvid u pregled radova koje bi trebalo obaviti u pojedinom danu. Osim toga, pomaže da vizualno imamo bolji dojam o početku i završetku projekta.

Pregled može pokazati tko radi na zadatku, kada zadatak započinje i završava, koliko dugo traje, kako su zadaci grupirani, kako se preklapaju i kako su međusobno povezani. Voditelji projekata mogu pratiti i ocjenjivati napredak te na vrijeme poduzeti pravovremene radnje i prilagodbe za usmjerenje projekta.

Glavne prednosti

Rezimirajmo glavne prednosti ganttovog dijagrama:

  • vizualno nam predstavi plan projekta
  • pomaže nam razdijeliti projekt na manje i jednostavne zadatke i odrediti njihove točne rokove
  • omogućuje nam zakazati rad svakog člana u timu i pomoći im da ostanu organizirani i učinkoviti tijekom cijelog projekta
  • prikazuje nam zadatke koji su ovisno o drugim zadacima, ili se preklapaju s njima i za koliko dugo
  • pomaže nam pratiti razvoj projekta i identificirati točke gdje može doći do stopiranja zadataka

Moderni alati imaju ugrađenu automatizaciju koja obaviještava korisnike kada su zadaci spremni za prelazak u iduću fazu i daju upozorenje ako projekt zastane.

Ganttov dijagram se koristi u različitim industrijama, od marketinga i informatičke industrije, preko građevinarstva, financijskog savjetovanja, obrazovanja itd. Ganttov dijagram lako možemo učiniti dio naših svakodnevnih agilnih procesa poslovanja.

Povijest nastanka prvog dijagrama

Ganttov dijagram prvi je izumio 1986. poljski ekonomist i inženjer Karol Adamiecki (1866. – 1933.) koji je u Poljskoj vodio tvornicu željeza. Njegov rad nije odjeknuo u svijetu a i svoj rad je publicirao tek znatno kasnije, 1931. godine na poljskom i ruskom jeziku što je ionako ograničilo usvajanje dijagrama i priznanje njegova autorstva. Na drugom kraju svijeta, tek nekih 15 godina nakon prvog Adamieckovog rada (negdje između 1910. – 1915.), američki inženjer strojarstva Henry Laurence Gantt (1861. – 1919.) je izradio vlastitu verziju dijagrama kao pomoć kod planiranja izgradnje Hooverove brane i drugih projekata. Njegov rad je revolucionarno je djelovao na način rada tvrtka u zapadnim zemljama te je zbog velike tamošnje popularnosti dijagram odmah postao poznat kao ganttov dijagram. 1929. osnovana je američka zaklada Henry Laurence Gantt koja svake godine nagrađuje osobu koja je govorima, spisima i učenjima dala najveći doprinos društvu u svijetu.

Najveći nedostatak ganttovog dijagrama bilo je mukotrpno i neučinkovito ručno precrtavanje svaki puta kada se projekt trebao prilagoditi promjenama. Razvojem računala i mogućnostima automatizacije takvih poslova omogućeno je lako stvaranje i ažuriranje zapisa te njegov daljnji razvoj a do kraja 20. stoljeća ganttov dijagram bio je jedan od najčešće korištenih alata za upravljanje projektima.

Moderni ganttov dijagram koristi boje kako bi lakše razlikovali statuse pojedinih radnji, prikazuje ovisnost pojedinog zadatka o drugima, koristi liniju današnjeg datuma kako bi u trenu mogli vidjeti trenutno stanje projekta, posebno važne zadatke možemo dodatno naglasiti (bojom, strelicama…) i još mnogo drugih mogućnosti.

Kako izgleda ganttov dijagram

Iako niti jedan Ganttov dijagram ne izgleda jednako, svaki grafikon ima isti princip rada. Horizontalna os prikazuje vrijeme trajanja dok vertikalna os prikazuje zadatake.

Vrijeme trajanja zadataka možemo podijeliti na sate, dane, tjedne ili druge mjerne jedinice, ovisno o dužini trajanja projekta, o zadacima koje treba obaviti te o brzini njihova obavljanja. Svaki zadatak prikazan je kao traka koja ima planirani početak i očekivano vrijeme izrade. Svaki zadatak može samostalno stajati ali kompleksniji dijagrami često su hijerarhijski podijeljeni na manje radnje. Svaki zadatak prolazi kroz različite faze od početka do završetka i može imati naveden trenutni status (u tijeku, pauzirano…). Jedna od glavnih komponenta dijagrama su i prikazi ovisnosti kada neki zadatak ne može započeti sve dok se neki drugi zadatk ne dovrši.

Kako izraditi ganttov dijagram

Prije izrade ganttovog dijagrama za projekt je potrebno prikupiti sve potrebne informacije. Za svaki zadatak koji planiramo trebamo znati sve procese koje ga čine, kakve su njegove potrebe, rokovi izrade, o kojim zadacima ovise. Nakon što takve podatke sakupimo krećemo ih mapirati. Od alata možemo koristiti Microsoft Project, Microsoft Excel ili Google Sheets te razne druge aplikacije a možemo koristiti i samo običan papir i olovku.

Potrebno je za svaku fazu projekta unijeti naziv, datum početka i vrijeme trajanja.

Sažetak

Ganttovi dijagrami učinkovit su način planiranja, praćenja i izvještavanja o projektima.